Как правильно использовать ККТ

Основные правила эксплуатации ККТ определены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 и постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132. Несмотря на то, что они относятся к расчетам с населением, их можно применять и при расчетах с юридическими лицами.

Кто может работать на ККТ

Если предприниматель собирается самостоятельно работать на ККТ, то ему придется освоить правила их эксплуатации в объеме технического минимума, а также изучить Типовые правила эксплуатации ККТ. Подготовку кассиров-операционистов по вопросам применения ККТ осуществляют Центры технического обслуживания (ЦТО). По окончании подготовки выдается соответствующий документ.

Документы, которые необходимо составлять при работе на ККТ

Формы документов, которые нужно составлять при работе с ККТ, установлены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Учтите, что унифицированные формы, утвержденные этим постановлением, рассчитаны на организации. Поэтому предпринимателю придется их несколько подкорректировать, чтобы они полностью соответствовали специфике его работы.
При вводе ККТ в эксплуатацию, а также при инвентаризации кассы оформляется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1).
Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй – остается у предпринимателя.
В Акте фиксируются показания следующих счетчиков:
– контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;
– главного суммирующего счетчика;
– секционных суммирующих денежных счетчиков.
Акт должен подписать представитель контролирующей организации и предприниматель.
На каждый кассовый аппарат открывается Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), в котором ежедневно фиксируются операции по приходу и расходу денег. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора и предпринимателя. В этом журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККТ.
Записи в журнале кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста или предпринимателя. Записи в журнале делаются на основании Z-отчетов, причем, даже если выручки за день не было.
Если кассовый аппарат установлен непосредственно на прилавке магазина, за стойкой бара, на раздаче для работы официантов, то используется журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5). Этот журнал, так же как и Журнал кассира-операциониста, должен быть прошнурован, страницы пронумерованы, скреплен печатью индивидуального предпринимателя и его подписью.

Работа на ККТ

Перед началом работы на ККТ в нее надо вставить контрольную ленту, на которой указывается тип и заводской номер машины, дата и время начала работы, показания секционных счетчиков. Данные на ленте надо заверить подписью кассира-операциониста и предпринимателя.
После включения машины нужно проверить дату. На большинстве электронных ККТ дата устанавливается автоматически. На других моделях ее нужно устанавливать вручную. Дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе ККТ не перейдет в режим текущей работы.
Дата и время на чеках должны соответствовать требованиям, установленным в постановлении Правительства РФ от 8 января 1992 г. № 23 «О порядке исчисления времени на территории РФ». Если время отклоняется от реального более чем на 5 минут, то налоговые инспекторы постараются расценить это как неприменение ККТ и оштрафовать.
Для проверки работоспособности ККТ печатается чек без обозначения суммы (нулевой). Таких чеков бывает два-три. Их цель – проверить четкость печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки даты и нумерации чеков. Пока не было пробито покупок, эти данные можно исправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня. А в конце дня они прикладываются к кассовому отчету.
Потом пробивают Х-отчет (промежуточный). Это – дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков (по секциям и по общему итогу), но при этом счетчики не меняют своих значений.
Показатели Х-отчета, распечатанного перед началом работы, должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 Журнала кассира-операциониста как данные на начало текущего дня. Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки предпринимателя в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки предпринимателю.
В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты – на накоплении сумм в ККТ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используются, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККТ.
На самых простых ККТ чеки пробиваются после набора стоимости покупки, указания номера секции нажатием клавиши «ENTER». ККТ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т.д.
Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром. При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, особым образом.
В некоторых случаях покупатель оплачивает товар, работу или услугу заранее. В этом случае предприниматель получает аванс. По мнению налоговиков, предприниматель должен выдать покупателю отпечатанный ККТ чек на сумму аванса. Если аванс составил только часть всей суммы оплаты, то при передаче товара покупателю предприниматель должен выдать чек на оставшуюся сумму, то есть на сумму доплаты.
Конечно же, вы можете не согласиться с мнением налоговиков, ссылаясь на то, что при получении аванса факта продажи еще нет. А ККМ применяется только в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Но в этом случае свою позицию вам придется отстаивать уже в суде.

В случае отключения электроэнергии индивидуальный предприниматель обязан приостановить свою работу, так как у него отсутствует возможность применения ККТ. Не допускается при отключении электроэнергии использовать квитанцию по форме ОКУД № 0700003 вместо контрольно-кассовой машины, так как такая возможность не предусмотрена Федеральным законом РФ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежный расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Данная позиция подтверждается и письмами Минфина РФ от 19 апреля 2005 г. № 22-3-11/611@ и от 13 февраля 2006 г. № 03-01-15/1-32.
Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить. В конце дня на такие чеки оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).
Акт оформляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, пробившая неправильный чек. В табличную часть этой строки списывают:
– номер производителя, который обычно указывается на самой ККТ и в ее техническом паспорте;
– регистрационный номер ККТ, который отражается в Карточке постановки ККТ на учет, выдаваемой налоговой инспекцией.
Строка «Прикладная программа» служит для того, чтобы указать название прикладной бухгалтерской программы, с помощью которой в магазине организован оперативный учет товаров. Если такой программы нет, то в этой строке ставится прочерк. В графу «Кассир» ставится табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части Акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту.
Акт подписывает кассир-операционист, а утверждает предприниматель. Если предприниматель сам работает за кассой, то Акт подписывается и утверждается им собственноручно.

Точно такой же акт составляется в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара, и предприниматель вернул ему деньги. Согласно статье 19 Закона РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей», обнаружив недостатки товара, покупатель может предъявить продавцу претензию в течение гарантийного срока или срока годности, установленного изготовителем. Если такие сроки не установлены, то покупатель может это сделать в течение двух лет. Учтите, что покупатель может вернуть некачественную вещь, не имея при себе кассового чека. И при этом магазин не может отказаться принять товар (п. 5 ст. 18 Закона № 2300-1). В этом случае покупатель должен написать заявление о возврате денег, в котором должны быть указаны его паспортные данные и причины возврата товара.
Но при этом покупателю придется доказывать, что некачественный товар был куплен именно в этом магазине. Документами, удостоверяющими факт покупки, могут служить:
– товарный чек;
– гарантийный талон;
контрольная лента, которая должна храниться у предпринимателя не менее 5 лет.
Если приобретенный товар не подошел по форме, габаритам, фасону, размеру или другим параметрам, покупатель также вправе вернуть его и получить назад свои деньги. Но возврат качественного товара возможен только в том случае, если он не был в употреблении и если покупатель сохранил кассовый чек.
Если покупатель возвращает товар в день покупки, то предприниматель ставит подпись на чеке, который был выдан при покупке товара. Затем составляется Акт о приемке товара в произвольной форме. На основании Акта о приеме товара и чека, на котором стоит разрешительная подпись предпринимателя, кассир-операционист выдает покупателю деньги за возвращенный товар. Если предприниматель работает один, то он сам возвращает покупателю деньги. После этого на сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме № КМ-3. Сумму возврата нужно также указать в графе 15 Журнала кассира-операциониста и уменьшить на нее выручку за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в другой день, то в журнале кассира-операциониста эта операция уже не отражается.

В конце дня желательно сначала напечатать Х-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем кассир-операционист снимает Z-отчет. Это – дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).
В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом предпринимателю. При сдаче выручки предпринимателю оформляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Квитанция к приходному ордеру остается у кассира-операциониста для подтверждения факта передачи суммы денег, сданных предпринимателю.
Если предприниматель сам выполняет обязанности кассира-операциониста, то сдавать наличные деньги никому не надо. Следовательно, оформлять приходный ордер не нужно. У каждого отчета есть свой порядковый номер. С каждым снятием Z-отчета порядковый номер увеличивается на единицу. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить, например, в отдельной папке, или скреплять с отчетом кассира за день.
На основании Z-отчета за рабочую смену или за день ежедневно кассир-операционист составляет Справку-отчет по форме № КМ-6. В ней указываются показания счетчиков ККТ и выручка за рабочий день или смену, которая определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям. Если предприниматель сам выполняет обязанности кассира-операциониста, то указывать дату и номер приходного ордера не нужно. Подписывать Справку-отчет будет только предприниматель. Сроки «Сдано в банк» и «Квитанция №» заполняется предпринимателем только в том случае, если выручку он передает инкассатору из банка.

Если у предпринимателя несколько кассовых аппаратов, то на основании Справок-отчетов кассиров-операционистов ему необходимо составить сводный отчет по форме № КМ-87 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручки организации». Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132.
После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делаются записи в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4):
– о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены – в графы 6 и 9;
– о величине выручки – в графу 10.
Эти данные подтверждаются подписями кассира и предпринимателя (графы 7 и 8).
Записи в Журнале ведутся по Z-отчетам. При этом по каждому из них заполняется отдельная строка Журнала, даже если выручки за день не было, и Z-отчет нулевой.
В графе 1 Журнала указывается дата снятия Z-отчета. Порядковый номер Z-отчета вносится в графу 4 и 5. В графе 11 нужно показать сумму наличных денег, которые кассир-операционист сдал предпринимателю, или которую предприниматель изъял из денежного ящика кассового аппарата.
Если покупка была оплачена кредитными карточками или другими документами, то количество и общую стоимость таких покупок нужно указать соответственно в графе 12 и 13. Графа 15 предназначена для отражения суммы денег, которая была возвращена покупателям или указана в неверно пробитых чеках.
В конце смены эти данные заверяются подписью предпринимателя (графы 8 и 17) и кассира-операциониста (графы 7 и 16). Если предприниматель сам выполняет обязанности кассира-операциониста, то ему достаточно поставить свою подпись в графы 7 и 16.
Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение срока, установленного для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за их хранение несет предприниматель.
Если вы будете снимать ККТ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

Использование вместо ККТ бланков строгой отчетности

Индивидуальные предприниматели могут не применять ККТ, если оказывают услуги населению, в том числе другим индивидуальным предпринимателям. В соответствии с пунктом 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16 «О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за неприменение контрольно-кассовых машин» порядок расчетов с индивидуальными предпринимателями приравнен к порядку расчетов с населением, так как население и индивидуальные предприниматели – это граждане. Но только при условии выдачи им соответствующих бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).
В настоящее время продолжают действовать бланки строгой отчетности, утвержденные еще до вступления в силу Закона № 54-ФЗ. Например, при оказании услуг населению предприниматель может использовать бланки строгой отчетности, приведенные в письмах Минфина России от 11 апреля 1997 г. № 16-00-27-15, от 20 апреля 1995 г. № 16-00-30-33.
В соответствии с пунктом 2 Постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, которым утверждено новое Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. № 171, могут применяться до 1 декабря 2008 года, если иное не предусмотрено абзацем третьим пункта 2 Постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Таким образом, после этой даты должны быть утверждены новые типовые формы.
На сегодня утверждены такие бланки:
– при оказании услуг по страхованию – форма № А-7 по ОКУД 0796205 «Квитанция на получение страховой премии (взноса)» (приказ Минфина России от 17 мая 2006 г. № 80н);
– при оказании услуг ломбардов – форма по ОКУД 0790019 «Залоговый билет», 0790021 «Сохранная квитанция» (приказ Минфина России от 14 января 2008 г. № 3н).
В соответствии с постановлением Правительства № 171 бланк строгой отчетности должен содержать следующие обязательные реквизиты:
– сведения об утверждении формы бланка;
– наименование, шестизначный номер и серия;
– код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
– наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
– идентификационный номер налогоплательщика;
– вид услуг;
– единица измерения оказания услуг;
– стоимость услуг в денежном выражении, в том числе размер платы, осуществляемой наличными денежными средствами либо с использованием платежной карты;
– дата осуществления расчетов;
– наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.
При оказании ветеринарных услуг (приказ Минфина России от 9 апреля 2008 г. № 39н); для туристической деятельности (приказ Минфина России от 9 июля 2007 г. № 60н) и др.

Наши специалисты помогут Вам внести изменения в учредительные документы Вашей фирмы. С ценами на наши услуги Вы можете ознакомиться на странице прайс-листа.

Если у Вас возникли какие-либо вопросы, Вы можете отправить нам письмо с формы на сайте и в кратчайшие сроки Вы получите ответ