Как зарегистрировать ККТ в налоговых органах

Использовать кассовый аппарат можно только после того, как он пройдет регистрацию в налоговых органах. Как регистрировать ККТ, разъяснено в Положении о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470.

Чтобы зарегистрировать ККТ, предпринимателю необходимо представить в налоговую инспекцию по месту своего жительства следующие документы:
1. Заявление о регистрации ККТ.
2. Оригинал и копию технического паспорта ККТ.
3. Оригинал и копию паспорта версии ККТ.
4. Договор на техническое обслуживание ККТ в ЦТО (оригинал и копию).
5. Журнал кассира-операциониста. Имеется в виду журнал по форме № КМ-4, который входит в унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Страницы журнала нужно предварительно пронумеровать, сам журнал прошнуровать, заверить печатью организации, а также подписью индивидуального предпринимателя.

Если приобретен аппарат, бывший в эксплуатации, то вместе с перечисленными документами представляется копия старой регистрационной карточки с отметкой о снятии его с учета в предыдущей налоговой инспекции.
Некоторые налоговые инспекции требуют при регистрации ККТ и другие документы. Например, копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, документ, удостоверяющий личность предпринимателя. Эти документы лучше иметь при себе, чем спорить с налоговиками.
При разъездной торговле дополнительно к указанным документам нужно приложить копию разрешения на торговлю.

Проверка документов и работоспособности ККТ

Получив документы, налоговики в течение пяти дней обязаны зарегистрировать кассовый аппарат. Причем за эти же дни инспектор, который занимается регистрацией ККТ, должен встретиться с вами и проверить ваш аппарат. В большинстве налоговых инспекций установлены приемные дни, когда предприниматель может привезти машину для проверки. Впрочем, иногда налоговики сами приезжают туда, где установлены ККТ. Например, регистрируют громоздкие аппараты – скажем, POS-терминалы.
В процедуре регистрации участвует сотрудник отдела регистрации ККТ налоговой инспекции, специально вызванный специалист ЦТО и представитель организации. Налоговый инспектор просматривает представленные для регистрации ККТ документы, проверяет достоверность изложенных в заявлении данных. Специалист ЦТО проверяет исправность и работоспособность аппарата, осуществляет программирование печати кассового чека ККТ. На нем должны печататься:
– фамилия индивидуального предпринимателя-владельца ККТ;
– его ИНН;
– заводской номер ККТ;
– порядковый номер чека;
– дата и время покупки;
– стоимость покупки.

Обратите внимание на одну особенность. Если в кассовом чеке вместо фамилии предпринимателя будет указана торговая марка, например, магазин «Ягодка», то такой чек недействителен. Именно такую позицию занимают налоговики при проведении проверок, а также специалисты Минфина (письмо от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2). В этом случае к предпринимателю будут применены штрафные санкции за продажу товаров, оказание услуг или выполнение работ без применения кассового аппарата (ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Эту позицию подтверждают и судьи (постановление ФАС Поволжского округа от 17 января 2008 г. № А12-10206/07).

Фискализация новой ККТ
Затем проводится так называемая фискализация новой ККТ. Ведь кассовый аппарат приобретен в нерабочем (нефискальном) режиме. В том режиме функционируют все элементы ККТ, включая накопление данных по продажам, формирование и печать отчетов. При этом режиме остается незадействованной функция регистрации сменных отчетов в фискальной памяти получения фискального отчета. Нефискальный режим используется для проверки работоспособности ККТ. Его можно использовать и в учебных целях. При оформлении покупки информация «Нефискальный» или «Нефискальная операция» на чеке печатается отдельной строкой.

Фискальный режим работы ККТ обеспечивает регистрацию фискальных данных о ККТ и операциях, выполненных на ней, в фискальной памяти.
Даже если вы купили подержанную ККТ, процедуру фискализации вам все же придется пройти. Она проводится в специальном режиме, который доступен только налоговому инспектору. В процессе фискализации вводятся следующие реквизиты:
– заводской номер ККТ;
– регистрационный номер ККТ;
– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
– дата проведения фискализации;
– пароль доступа к ККТ.
Затем к делу приступает налоговый инспектор. Он устанавливает цифровой пароль, который защищает фискальную память от взлома. Этот пароль известен только налоговику. Потом специалист ЦТО опечатывает машину, ставя свою пломбу. Дату опломбирования и сведения оттиска клейма записывают в журнал формы № КМ-8, который вы должны приобрети в ЦТО. После этого в техпаспорте ККТ в разделе «Ввод в эксплуатацию» специалист ЦТО расписывается и указывает номер своего удостоверения и оттиск пломбира.
Далее начинаются испытания кассовой машины. Пробивают условную сумму и проверяют, правильно ли на чеке отпечатались реквизиты. Затем снимают итоговый отчет за смену или итоги дня. А налоговый инспектор вводит тот самый секретный пароль и снимает пробный отчет фискальной памяти.
Убедившись в исправности ККТ, правильности написания всех реквизитов индивидуального предпринимателя на чеке, нормальной работе блока фискальной памяти, инспектор прилагает к заявлению кассовый чек, а также итоговый и фискальный отчеты.
Когда фискализация закончена, налоговик присваивает ККТ номер и делает запись в книге учета ККТ, которую ведут налоговые органы. Затем сотрудник налоговой инспекции заверяет журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) своей подписью, ставит в нем печать налоговой инспекции и записывает дату фискализации. Журналу присваивается регистрационный номер вашего кассового аппарата.
Обратите внимание: днем регистрации ККТ считается день ввода пароля налогового инспектора. С этого дня вы можете использовать ККТ в работе.

Карточка ККТ
И, наконец, налоговик заполняет вашу карточку регистрации ККТ и подписывает ее у своего начальника. Форма карточки приведена в приложении № 3 к вышеупомянутому Порядку. Вместе с карточкой налоговик возвратит вам паспорт на регистрируемый аппарат и договор о его техническом обслуживании.
Эту карточку вам выдадут на руки – она должна находиться там, где установлена ККТ, в течение всего срока ее эксплуатации. Ее представляют по требованию проверяющих, осуществляющих контроль за применением ККТ. При снятии же аппарата с регистрации она возвращается налоговому органу.
В карточке регистрации по строке «Установлена по адресу» указывается фактический адрес места, где данная ККТ будет использоваться. При использовании ККТ в выездной торговле в карточке помимо указания юридического адреса добавляется «Выездная торговля». Если же впоследствии кассовый аппарат по какой-либо причине передается в другую точку, в которой предприниматель ведет свой бизнес, то в карточку необходимо внести соответствующие изменения.
Для их внесения владелец ККТ должен представить в инспекцию МНС России по месту регистрации заявление в произвольной форме и ранее выданную карточку. В заявлении помимо данных владельца ККТ, необходимо указать ее заводской номер, дату регистрации кассового аппарата, характер и причины вносимых изменений.
Рассмотрев заявление, работники налогового органа производят запись нового фактического местонахождения ККТ в ее регистрационной карточке. Если же кассовый аппарат передается на определенное время, то указывается еще и период, на который передается ККТ.
При утере или утрате карточки регистрации ККТ налоговым органом выдается ее дубликат. Для этого владельцу аппарата необходимо представить в налоговую инспекцию ФНС России заявление, в котором указываются регистрационные данные его и ККТ, а также причина выдачи дубликата.

Могут ли налоговики отказать в регистрации ККТ?

Налоговый орган может и отказать в регистрации ККТ. Это происходит, в частности, если:
1) документы, необходимые для регистрации, представлены не в полном объеме, оформлены ненадлежащим образом, данные в представленных документах не соответствуют данным дела индивидуального предпринимателя, которое хранится в архиве;
2) представленный к регистрации аппарат исключен из Государственного реестра ККТ, используемой на территории ККТ;
3) применение данной модели ККТ не соответствует той или иной сфере деятельности согласно Классификатору ККТ;
4) ККТ не соответствует техническим требованиям,
предъявляемым к ККТ:
– отсутствует либо повреждена пломба ЦТО,
– отсутствует маркировка предприятия-изготовителя,
– отсутствует одно из средств визуального контроля;
5) ККТ не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на кассовом чеке реквизиты индивидуального предпринимателя;
6) на активных системных ККТ применяются прикладные программы, не допущенные ГМЭК по ККТ к использованию с конкретной моделью кассового аппарата;
7) при регистрации новых ККТ организацией не сняты с учета ККТ, зарегистрированные ранее, которые исключены из Государственного реестра ККТ.

Учет расходов на приобретение ККТ

Так как кассовые аппараты служат больше года, они являются основными средствами. В стоимость кассового аппарата включается не только сумма, которую вы уплатили продавцу. Сюда также относят затраты на доставку и установку машины. Кроме того, здесь учитываются и затраты на ввод в эксплуатацию, стоимость средств визуального контроля – голограммы «Сервисное обслуживание» и самоклеящихся пломб. Ведь без этих расходов вы не получили бы права использовать кассовый аппарат.
Если первоначальная стоимость кассы 20 000 руб. или менее 20 000 руб., то включать в состав амортизируемого имущества ККТ не нужно. Ее стоимость нужно включить в материальные расходы (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ) в том отчетном периоде, когда кассовая машина была введена в эксплуатацию.
Если первоначальная стоимость ККТ превышает 20 000 руб., то списать ее на затраты сразу нельзя. В этом случае придется начислять амортизацию (п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 кассовые аппараты (код 14 3010020) относят к средствам механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда. А такая техника попадает в четвертую амортизационную группу Классификации основных средств. То есть срок полезного использования кассовой машины составляет от 5 лет и 1 месяца до 7 лет включительно. В этих пределах и нужно выбирать срок службы ККТ.
Предприниматель может приобрести и подержанный ККТ. В этом случае срок службы может быть уменьшен на срок службы у предыдущего владельца. Для этого необходимо, чтобы при продаже ККТ продавец оформил Акт приема передачи основных средств по форме ОС-1, указав срок эксплуатации (в месяцах).
Установленный срок полезного использования ККТ (от 5 лет и 1 месяца до 7 лет) необходимо уменьшить на то время, в течение которого данный аппарат служил своему прежнему владельцу (п. 12 ст. 259 Налогового кодекса РФ).

Очень часто у предпринимателей возникает вопрос: как быть с НДС, который был уплачен при покупке ККТ? Ответ на этот вопрос зависит от того, является ли предприниматель плательщиком НДС или нет. В первом случае ПБОЮЛ может принять к вычету сумму уплаченного налога, но при условии соблюдения следующих требований:
– кассовый аппарат введен в эксплуатацию;
– налог в составе цены ККТ уплачен поставщику;
– получен счет-фактура, где сумма НДС выделена отдельной строкой.

ПРИМЕР
Предприниматель Майский М.М. занимается торговлей. Налоги предприниматель уплачивает в соответствии с общим режимом налогообложения.
15 января 2009 года предприниматель приобрел кассовый аппарат за 9440 руб., в том числе НДС – 1440 руб. Затраты по вводу в эксплуатацию составили 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб. Все расходы по приобретению ККТ предприниматель оплатил со своего расчетного счета.
В этом же месяце кассовый аппарат был введен в эксплуатацию. Таким образом, первоначальная стоимость ККТ составила 9000 руб. (9440 – 1440 + 1180 – 180). Эту сумму предприниматель включил в состав материальных расходов за январь. А сумму НДС в размере 1620 руб. (1440 + 180) он предъявил к налоговому вычету.
В том случае, если предприниматель пользуется освобождением от уплаты НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ, то есть применяет «упрощенку» или переведен на ЕНВД, принять к вычету из бюджета сумму уплаченного НДС нельзя. Она полностью включается в первоначальную стоимость ККТ.
Возможна ситуация, когда ККТ используется в деятельности как облагаемой, так и не облагаемой НДС. Это возможно в том случае, если индивидуальный предприниматель:
– продает продукцию (выполняет работы, оказывает услуги), реализация которой облагается НДС, и продукцию, реализация которой НДС не облагается;
– предприниматель торгует и оптом, и в розницу, причем розничная торговля переведена на ЕНВД;
– в розничном магазине, переведенном на ЕНВД, наряду с покупными товарами продается продукция собственного производства.
В этих случаях полностью принять к вычету НДС нельзя. «Входной» НДС нужно распределить пропорционально стоимости проданных товаров (п. 4 ст. 170 Налогового кодекса РФ). Ту часть налога, которая приходится на товары, реализация которых облагается НДС, можно принять к вычету. Ну, а оставшаяся сумма налога включается в первоначальную стоимость кассового аппарата. Для расчета этой пропорции берут стоимость проданных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) того налогового периода, в котором касса была введена в эксплуатацию.

Наши специалисты помогут Вам внести изменения в учредительные документы Вашей фирмы. С ценами на наши услуги Вы можете ознакомиться на странице прайс-листа.

Если у Вас возникли какие-либо вопросы, Вы можете отправить нам письмо с формы на сайте и в кратчайшие сроки Вы получите ответ